De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado», del Convenio entre la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y el Consejo General del Notariado para regular las condiciones de la colaboración de ambas entidades en el Programa Agentes del Cambio, «Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia –financiado por la Unión Europea– Nextgeneration EU» que se anexa a esta Resolución.
Madrid, 13 de junio de 2023.–La Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Carme Artigas Brugal.
ANEXO
Convenio entre la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y el Consejo General del Notariado para regular las condiciones de la colaboración de ambas entidades en el Programa Agentes del Cambio
«Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia –financiado por la Unión Europea– Nextgeneration EU»
REUNIDOS
De una parte, doña Carme Artigas Brugal, en calidad de Secretaria de Estado de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, en virtud del nombramiento efectuado por Real Decreto 53/2020, de 14 de enero, y de las competencias previstas en el artículo 62 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y, más concretamente, en el artículo 8 del Real Decreto 403/2020, de 25 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, en representación del mismo.
Y de otra, el señor don José Ángel Martínez Sanchiz, en su condición de Presidente del Consejo General del Notariado, elegido en la sesión Plenaria de 28 de noviembre de 2020, con capacidad para suscribir convenios según el artículo 345 del Decreto de 2 de junio de 1944 por el que se aprueba con carácter definitivo el Reglamento de la organización y régimen del Notariado.
Las Partes se reconocen mutuamente capacidad jurídica y de obrar para obligarse mediante el presente convenio, y en su virtud
EXPONEN
Primero.
Que el objeto del presente convenio es establecer los términos de la colaboración entre la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y la entidad colaboradora, Consejo General del Notariado, para que actuando en nombre y por cuenta del órgano concedente a todos los efectos relacionados con las subvenciones previstas en la presente orden, colabore en la gestión de las subvenciones sin que se produzca la previa entrega y distribución de los fondos recibidos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.
En el ámbito de la gestión de las ayudas solicitadas y concedidas en el marco del Programa Agentes del Cambio, y de conformidad con lo previsto en la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras de la concesión de ayudas a pequeñas y medianas empresas para la contratación de Profesionales de la Transformación Digital en el marco de la Agenda España Digital 2026, el Plan de Digitalización de pymes 2021-2025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España –Financiado por la Unión Europea– Nextgeneration EU (Programa Agentes del Cambio), en este marco el Consejo General del Notariado llevará acabo las actuaciones que se describen en la Cláusula Tercera del presente convenio.
Segundo.
Que a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, le corresponden las funciones dispuestas en el artículo 8 del Real Decreto 403/2020, de 25 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, así como las funciones previstas en el artículo 62 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en el ámbito de sus competencias, relativas a la política de impulso a la digitalización de la sociedad y economía de forma respetuosa con los derechos individuales y colectivos, así como con los valores del ordenamiento jurídico español.
Ejercerá, por tanto, funciones de fomento y regulación de los servicios digitales y de la economía y sociedad digitales, la interlocución con los sectores profesionales, industriales y académicos, el impulso de la digitalización del sector público y la coordinación y cooperación interministerial con otras Administraciones Públicas respecto a dichas materias, -sin perjuicio de las competencias atribuidas a otros departamentos ministeriales y en coordinación con estos-, el ejercicio de las acciones derivadas de los planes de acción para la implantación de las estrategias nacionales e internacionales en el ámbito de la transformación digital y servicios públicos universales de calidad orientados a los ciudadanos y empresas, promoviendo la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones y la digitalización a los procedimientos administrativos y la adaptación de la gestión pública al uso de medios digitales.
La Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, establece en su artículo 20 que la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial es el organismo público competente para la concesión de las ayudas del Programa Agentes del Cambio.
Tercero.
Que el Consejo General del Notariado tiene, de acuerdo con el artículo 336 del Decreto de 2 de junio de 1944, por el que se aprueba con carácter definitivo el Reglamento de la organización y régimen del Notariado (Reglamento Notarial, en adelante), la condición de Corporación de Derecho Público, con personalidad jurídica propia y plena capacidad, siendo sus fines esenciales: colaborar con la Administración; mantener la organización colegial; coordinar las funciones de los Colegios Notariales, asumiéndolas en los casos legalmente establecidos; y ostentar la representación unitaria del Notariado español.
Asimismo, en la citada Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, se establece en su artículo 14 que, el Consejo General del Notariado actuará en nombre de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, como entidad colaboradora a efecto del artículo 12 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, en aquellas tareas que precisen del control de los apoderamientos de los representantes legales.
Cuarto.
Que, con fecha de 13 de julio de 2021, el Consejo ECOFIN aprobó el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia a través de la Decisión de Ejecución del Consejo (2021/0156) relativa a la aprobación de la evaluación del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España, que traza la hoja de ruta para la modernización de la economía española, la recuperación del crecimiento económico y la creación de empleo, para la reconstrucción económica sólida, inclusiva y resiliente tras la crisis de la COVID, y para responder a los retos de la próxima década.
Este Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, está estructurado en torno a las cuatro transformaciones que el Gobierno situó como estratégicas en cuanto a la política económica en 2018: la transición ecológica, la transformación digital, la igualdad de género y la cohesión social y territorial. Además, conforma el instrumento de desarrollo de los fondos europeos de recuperación Nextgeneration EU y supone el impulso más relevante de la reciente historia económica española. El citado Plan detalla las inversiones y reformas, agrupadas en 30 componentes, para el periodo 2021-2023, movilizando alrededor de 70.000 millones de euros de transferencias no reembolsables del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, con el fin de impulsar la recuperación y lograr el máximo impacto económico y social.
Quinto.
Que es posible la aplicación de los fondos europeos Nextgeneration EU del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia a las actuaciones contempladas en el presente convenio, con arreglo a la inversión 3 del componente 13, «Impulso a la PYME», contribuyendo a los hitos y objetivos CID (Council Implementing Decision, Decisión de Ejecución del Consejo) 201, 205 y 209, que pretende impulsar los importantes procesos de aumento de productividad, mediante la digitalización, la innovación y la internacionalización de las pequeñas y medianas empresas.
El «Programa Agentes del Cambio» tiene un presupuesto de 300 millones de euros y un objetivo de ayudar al menos a 15.000 pymes en su digitalización.
Sexto.
Que el Programa Agentes del Cambio (o «el Programa») tiene por objeto la concesión de ayudas a pymes para la contratación de Agentes del Cambio, con el fin de apoyar en el proceso de transición digital. La concesión de la ayuda se efectuará con la entrega de la subvención en forma de un «bono Agentes del Cambio», que el beneficiario empleará en la contratación de un Agente del Cambio.
Para la realización de la solicitud, la empresa debe estar previamente inscrita en el Registro dispuesto a tal efecto en la plataforma Acelera Pyme, donde se encuentran los requisitos de acceso, habiendo realizado con anterioridad el test de madurez digital. Así, dicha solicitud será realizada por el solicitante o su representante legal habilitado para actuar en el seno de una convocatoria de subvenciones y de acuerdo con el artículo 32 del Real Decreto 203/2023, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
La solicitud será realizada mediante la cumplimentación y firma de un formulario electrónico disponible en la sede electrónica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, de conformidad con lo establecido en el artículo 66.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, por lo que no se admitirá la presentación de solicitudes a través de medios diferentes al descrito en el artículo 24, apartado 5, de la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre.
Una vez presentada la solicitud mediante el formulario y acreditaciones correspondientes, se iniciará la instrucción del procedimiento, que finalizará con la propuesta de resolución, que deberá incorporar acreditación suficiente de los fundamentos de las decisiones que se adopten en cuanto a las solicitudes estimadas y desestimadas.
Tras la resolución de concesión, el beneficiario deberá emplear la ayuda concedida en la contratación de un Agente del Cambio cumpliendo los requisitos previstos en la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre. Una vez formalizado el contrato con el Agente del Cambio, que recogerá las obligaciones entre ambos, y para con el Programa, se procederá a la prestación del servicio en el apoyo al proceso de digitalización por parte del Agente del Cambio.
La relación entre la empresa beneficiaria de la ayuda y los Agentes del Cambio en el marco del Programa se formalizará mediante un contrato laboral por cuenta ajena, de forma indefinida y a tiempo completo, sujeto a la normativa laboral vigente.
Tras haberse producido el ingreso de la nómina completa del Agente del Cambio y verificarse esto, durante el plazo de duración de la ayuda, el beneficiario aportará mensualmente evidencia de pago de la cotización a la Seguridad Social correspondiente al Agente de Cambio, mediante la autorización al Órgano Concedente para que la verifique de manera automatizada y por medios electrónicos. Una vez sean éstas comprobadas, el beneficiario recibirá el pago trimestral por un importe máximo de 1.000 euros mensuales hasta el límite máximo de 20.000 euros, en un plazo máximo de veinte meses consecutivos, a contar desde la formalización del contrato.
Séptimo.
Que el presente convenio responde a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, de formalizar un convenio de colaboración entre el órgano administrativo concedente y la entidad colaboradora, para regular las condiciones y obligaciones asumidas por ésta.
En virtud de este, será el fin común de ambas Partes firmantes la mejor eficacia en la ejecución del Programa «Agentes del Cambio», en relación con el cumplimiento de los objetivos CID (Council Implementing Decision, Decisión de Ejecución del Consejo), conforme a lo establecido en el anexo de la Propuesta de Decisión de Ejecución del Consejo relativa a la aprobación de la evaluación del Plan de Recuperación y Resiliencia de España (COM (2021) 322 final).
Que, atendiendo a lo expuesto anteriormente las Partes acuerdan suscribir el presente convenio (en adelante «el convenio») que se regirá por la siguientes
CLÁUSULAS
Primera. Objeto del convenio.
El presente convenio tiene por objeto establecer las condiciones y procedimientos telemáticos a través de los cuales, el Consejo General del Notariado, en su condición de entidad colaboradora, proporcionará a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial información relativa a la representación de los beneficiarios de las subvenciones a los que se refiere la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras y se efectúa la convocatoria correspondiente a 2022, para la concesión de ayudas a pequeñas y medianas empresas para la contratación de profesionales de la Transformación Digital en el marco de la Agenda España Digital 2026, el Plan de Digitalización de pymes 20212025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España, financiado por la Unión Europea, Nextgeneration EU (Programa Agentes del Cambio).
Igualmente, este convenio tiene por objeto establecer los sistemas telemáticos que permitan que el Consejo General del Notariado pueda proporcionar a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial la información precisa para el desarrollo de las actividades de control de beneficiarios previstos en la citada Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre.
El presente convenio se entiende sin perjuicio de la colaboración e intercambio de información que pueda tener lugar entre el Consejo y la Intervención General de la Administración del Estado, conforme al Ordenamiento Jurídico en supuestos distintos de los regulados por el mismo.
Segunda. Norma reguladora de las subvenciones.
La norma reguladora de las ayudas del Programa Agentes del Cambio es la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras y se efectúa la convocatoria correspondiente a 2022 para la concesión de ayudas a pequeñas y medianas empresas para la contratación de profesionales de la Transformación Digital en el marco de la Agenda España Digital 2026, el Plan de Digitalización de pymes 2021-2025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España, financiado por la Unión Europea, NextGeneration EU (Programa Agentes del Cambio).
La intervención del Consejo General del Notariado como entidad colaboradora se realizará en todas las convocatorias de ayudas que se publiquen al amparo de la citada Orden de Bases.
La gestión de las ayudas estará, asimismo, sujeta a la normativa aplicable recogida expresamente en el artículo 2 de la Orden de Bases, así como a cuantas guías y procedimientos se desarrollen entre las Partes al amparo del presente convenio.
Tercera. Actuaciones.
Las actuaciones del presente convenio (en adelante «las actuaciones») se enmarcarán en los siguientes ámbitos, de acuerdo con cada una de las entidades que son parte en el presente convenio:
Serán actuaciones de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial las siguientes:
1. La convocatoria, resolución de concesión, gestión, seguimiento, abono y, en su caso, la declaración de procedencia de reintegro de las subvenciones reguladas en las bases reguladoras.
2. La instrucción del procedimiento de concesión y del seguimiento de las ayudas concedidas, que corresponderá a la Subdirección General de Economía del Dato y Digitalización, sin perjuicio de las tareas que, en virtud de este u otros convenios, se asignen a las entidades colaboradoras.
Serán actuaciones del Consejo General del Notariado las siguientes:
El Consejo General del Notariado actuará como entidad colaboradora en el control de la representación de los beneficiarios y de los apoderamientos de los representantes legales en el marco del Programa Agentes del Cambio.
1. Control de la representación de los beneficiarios:
a) El Consejo General del Notariado proporcionará a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, la información relativa a si una persona física es representante orgánico o voluntario de una persona jurídica. Dicha información comprenderá el tipo de representación, su carácter solidario o mancomunado, si el poder es general o especial, así como los datos de los documentos público de los que derive aquella.
b) El Consejo General del Notariado proporcionará a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial información relativa a la titularidad real de los beneficiarios.
c) La Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial proporcionará al Consejo General del Notariado, los datos de la persona jurídica referidos a la denominación y número de identificación fiscal y número de identificación fiscal del representante orgánico o voluntario de aquella.
2. Actividades de control de los beneficiarios:
a) A los efectos de verificar que el beneficiario cumple con los requisitos previstos en el artículo 13.2.d) de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, el Consejo General del Notariado proporcionará información a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial acerca de si la persona física, los administradores de las sociedades mercantiles o aquellos que ostenten la representación legal de otras personas jurídicas se encuentran en algunos de los supuestos de la Ley 3/2015, de 30 de marzo, reguladora del ejercicio del Alto Cargo de la Administración General del Estado o de cualquiera de los cargos electivos regulados en la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General, en los términos establecidos en la misma o en la normativa autonómica que regule estas materias.
b) Asimismo, y a los efectos del artículo 13.2.j) de la Ley 38/2003, e 17 de noviembre, el Consejo General del Notariado proporcionará información a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial acerca de si, el beneficiario, por razón de las personas que lo rigen o de otras circunstancias, puede presumirse que sea continuación o que deriva, por transformación, fusión o sucesión, de otras empresas en las que hubiesen concurrido aquéllas.
c) El Consejo General del Notariado proporcionará información acerca de la posible existencia de vinculación entre beneficiario y agente del cambio, como consecuencia de que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de una persona jurídica, o que por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de una persona jurídica o, en su caso, que ejerza la administración en cualquiera de sus modalidades de beneficiario.
3. Información a facilitar por el Consejo General del Notariado:
a) El Consejo General del Notariado suministrará a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, la información que esté contenida tanto en el índice único informatizado, previsto en el artículo 17 de la Ley del Notariado, de 28 de mayo de 1862, como en las bases de datos creadas a partir de aquél, que sirvan para el desarrollo de las actuaciones de control encargadas al Consejo General del Notariado en su condición de entidad colaboradora.
b) El Consejo General del Notariado realizará las actuaciones tendentes al mantenimiento de información exacta, veraz y puntual en el índice único informático que permita a la Secretaría de Estado de Digitalización de Inteligencia Artificial disponer de la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones, en el marco de lo previsto en el presente convenio.
4. Solicitudes de copias de instrumentos públicos relativas a la representación voluntaria:
a) La Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial podrá solicitar telemáticamente al Consejo General del Notariado. que canalice hacia el notario encargado de la custodia del protocolo aquellos requerimientos que se refieran a la obtención de una copia de un instrumento público relativo a la representación voluntaria de beneficiario.
b) La solicitud telemática de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial deberá cumplir con los requisitos de obtención de copia previstos en la legislación notarial y, muy especialmente, con los que permitan al notario apreciar el interés legítimo de la Secretaría.
c) El notario, apreciada la regularidad de la solicitud, enviará, en su caso, la copia simple parcial o total del instrumento público, por los medios y procedimiento que determine la Comisión de Seguimiento establecida en la Cláusula Décima.
Cuarta. Obligaciones de las partes.
1. Serán obligaciones de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial las siguientes:
a) Informar y poner a disposición del Consejo General del Notariado, en su calidad de Entidad Colaboradora, los sistemas de intercambio electrónico de datos que resulten pertinentes para la ejecución del Programa, así como la documentación explicativa con las condiciones detalladas para realizar el citado intercambio electrónico de datos.
b) Comprometerse al cumplimiento de los requerimientos sobre protección de datos establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo de 2022), de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula undécima del presente convenio.
2. Serán obligaciones del Consejo General del Notariado las siguiente:
a) Con carácter general y de acuerdo con las normas establecidas para la prevención del fraude, todas las personas que intervengan en el procedimiento de selección de beneficiarios y verificación del cumplimiento de las condiciones exigibles reforzarán su implicación en este objetivo, a través de una declaración de ausencia de conflicto de intereses, comprometiéndose a mantenerla actualizada en el caso de que se modifique la situación respecto a la declaración original, motivo que les impedirá participar en el procedimiento, todo ello sin perjuicio de las obligaciones de sometimiento de las Partes a la normativa comunitaria sobre el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia referido en la Cláusula Octava del presente convenio.
b) Someterse a las actuaciones de comprobación y control previstas en el párrafo d) del apartado 1 del artículo 15 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre.
c) Comprometerse al cumplimiento de los requerimientos sobre protección de datos establecidos por la normativa correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula undécima del presente convenio.
Quinta. Medidas de garantía.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 42.2.a) del Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, y no existiendo previsión expresa en contrario en la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras de concesión de subvenciones del Programa Agentes del Cambio, la entidad colaboradora queda exonerada de la obligación de constituir garantía a favor de la Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, en primer lugar dada su condición de entidad de derecho público y en segundo lugar, porque de la firma del presente convenio no se deriva ningún tipo de contraprestación económica, ni incremento del gasto público.
Sexta. Sistema telemático de intercambio de información.
1. El Consejo General del Notariado habilitará una plataforma web desde la que se canalizarán los requerimientos de información formulados por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
2. La Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial solicitará la información a través de esta plataforma mediante un sistema de identificación electrónica con sellado de tiempo, de modo que sea posible determinar la persona física de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial solicitante de esa información, así como la fecha y hora del requerimiento.
3. Los requisitos técnicos de identificación electrónica y sellado temporal se determinarán por la Comisión de Seguimiento.
4. El sistema telemático de intercambio de información deberá permitir la trazabilidad de las solicitudes y su contestación, pudiéndose en atención al principio de eficacia y en función de lo que se determine por la Comisión de Seguimiento agrupar en una única contestación la totalidad de la información requerida.
Séptima. Financiación.
La firma de este convenio no comporta por sí misma ningún tipo de contraprestación económica, ni produce ningún incremento del gasto público.
La implantación, puesta en funcionamiento de este sistema de tramitación telemática de requerimientos de información, en su caso, emisión de certificados de firma electrónica y su mantenimiento, no devengará coste alguno para la Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
El Consejo General del Notariado elaborará una memoria económica que determine el coste de la inversión que requerirá la implantación de tal sistema, así como los recursos necesarios para costearlo.
Tampoco imputará la Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial el coste al Consejo General del Notariado ni a los notarios por la habilitación, puesta en marcha y mantenimiento de los mecanismos de conexión telemática y procedimientos previstos en la Cláusula Sexta.
Asimismo, la Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial podrá encargar al Consejo General del Notariado otras actividades de control distintas de las indicadas en las Cláusula Tercera de este convenio. Si dichos encargos pudieran generar coste para el Consejo General del Notariado se concretará con carácter previo a su asunción el importe del mismo, especificando los recursos materiales o personales necesarios para su ejecución, comprometiéndose la Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial a su pago previo análisis de éste.
Octava. Cláusula relativa a los fondos europeos.
Las Partes deberán cumplir las obligaciones, europeas y nacionales, relativas a la financiación del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia de la Unión Europea. Las Partes acuerdan las siguientes:
a) Obligaciones comunes a ambas Partes específicamente referidas al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia:
1. Las Partes deberán cumplir las obligaciones, europeas y nacionales, relativas a la financiación del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia de la Unión Europea. A tal efecto, deberán atenerse a lo siguiente:
A. Serán responsables de la fiabilidad y del seguimiento de la ejecución de las actuaciones, de manera que pueda conocerse en todo momento el nivel de consecución de cada actuación a través del reporte en la Comisión de Seguimiento del convenio.
B. Deberán establecer mecanismos que aseguren que las actuaciones a desarrollar por terceros contribuyen al logro de las actuaciones previstas y que dichos terceros aporten la información que, en su caso, fuera necesaria para determinar el valor de los indicadores de seguimiento del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
C. Tienen la obligación de implementar medidas dirigidas a prevenir, detectar, comunicar y corregir el fraude y la corrupción, prevenir el conflicto de interés y la doble financiación.
2. Asimismo, deben cumplir con las obligaciones en materia de información, comunicación y publicidad contempladas en el artículo 34 del Reglamento (UE) número 2021/241, de 12 de febrero de 2021, sobre la financiación de la Unión Europea de las medidas incluidas en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. En particular, en las medidas de información y comunicación de las actuaciones (carteles informativos, placas, publicaciones impresas y electrónicas, material audiovisual, páginas web, anuncios e inserciones en prensa, certificados, etc.), se deberán incluir los siguientes logos:
A. El emblema de la Unión.
B. Junto con el emblema de la Unión, se incluirá el texto «Financiado por la Unión Europea – NextGeneration EU»;
C. Se recomienda emplear también el logo del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia español.
D. Se tendrán en cuenta las normas gráficas del emblema de la Unión y los colores normalizados establecidos en el anexo II del Reglamento de Ejecución 821/2014. También se puede consultar la siguiente página web: http://publications.europa.eu/code/es/es-5000100.htm y descargar distintos ejemplos del emblema en: https://europa.eu/european-union/abouteu/symbols/flag_es#download.
Todos los carteles informativos y placas deberán colocarse en un lugar bien visible y de acceso al público.
De acuerdo con el artículo 9, apartado 6, «Comunicación», de la Orden HFP/1030/2021, de 29 de septiembre, por la que se configura el sistema de gestión del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, en los informes, y entregables se deberá incluir la siguiente cláusula de exención de responsabilidad (traducida a las lenguas locales, si procede): «Financiado por la Unión Europea – NextGeneration EU. Sin embargo, los puntos de vista y las opiniones expresadas son únicamente los del autor o autores y no reflejan necesariamente los de la Unión Europea o la Comisión Europea. Ni la Unión Europea ni la Comisión Europea pueden ser consideradas responsables de las mismas».
b) Obligaciones de la Parte ejecutante:
– El Consejo General del Notariado será quien tenga la condición de ejecutante para las actividades previstas en este convenio. No obstante, para determinadas acciones concretas de algunas de las actividades previstas, la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial podrá adquirir tal condición cuando así lo acuerde la Comisión de Seguimiento.
– Las mismas obligaciones que incumben a la Parte ejecutante deberán ser asumidas por los subcontratistas o terceros con los que se concierte la realización de las actuaciones recogidas en la Cláusula Tercera.
Recabará, a efectos de auditoría y control del uso de los fondos y en formato electrónico, las categorías armonizadas de datos contempladas en el artículo 22.2.d) del Reglamento (UE) número 2021/241 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de febrero de 2021.
– Asume el mantenimiento de una adecuada pista de auditoría de las actuaciones realizadas en el marco de este convenio y la obligación de mantenimiento de la documentación soporte. El suministro de la información se realizará en los términos que establezca el Ministerio de Hacienda, de conformidad con la normativa nacional y de la Unión Europea.
– Tiene la obligación de asegurar la regularidad del gasto subyacente y de la adopción de medidas dirigidas a prevenir, detectar, comunicar y corregir el fraude y la corrupción, prevenir el conflicto de interés y la doble financiación.
– Custodiará y conservará la documentación de la actividad financiada por el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia de conformidad con el artículo 132 del Reglamento (UE, Euratom) número 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión.
– En la ejecución de las actuaciones objeto del convenio no perjudicarán significativamente al medio ambiente, de acuerdo con el artículo 17 del Reglamento (UE) número 2020/852 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de junio de 2020, relativo al establecimiento de un marco para facilitar las inversiones sostenibles y por el que se modifica el Reglamento (UE) número 2019/2088.
Novena. Seguimiento de la ejecución e impacto del proyecto.
A fin de que las Partes puedan evaluar el desarrollo de las actuaciones, se realizará por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, el seguimiento del proyecto objeto del presente convenio, sin perjuicio de las competencias del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
El proyecto incorporará con carácter obligatorio una batería de indicadores de seguimiento e impacto conforme a la tabla de la presente cláusula alineados con los hitos y objetivos del Council Implementing Decision (Decisión de Ejecución del Consejo) y Operational Arrangement (Disposiciones Operativas). La evolución anual de estos indicadores, así como el detalle de los proyectos desarrollados cada año, se presentarán en la Comisión de Seguimiento del presente convenio para su aprobación por sus miembros. La Comisión de Seguimiento prevista en la Cláusula Décima podrá solicitar en cualquier momento información acerca del progreso de los indicadores, así como proponer otros indicadores que considere relevantes para medir las actuaciones previstas en el presente convenio.
Se recogen, en relación con lo anterior, los siguientes indicadores de ejecución e impacto del Programa Agentes del Cambio:
| Indicadores de impacto | |
|---|---|
| a) | Número de pymes solicitantes de la ayuda. |
| b) | Número de pymes receptoras de la ayuda. |
| c) | Número de contratos con expertos firmados. |
| d | Número de bonos consumidos íntegramente. |
| e) | Número de bonos consumidos parcialmente. |
| f) | Cuantía total del presupuesto ejecutado en el programa. |
Décima. Comisión de seguimiento.
Para la supervisión y seguimiento de este convenio se constituye una Comisión de Seguimiento que estará compuesta por cuatro miembros: dos en representación de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y dos en representación del Consejo General del Notariado, que serán designados expresamente por los firmantes.
Los miembros de esta Comisión podrán ser sustituidos por las personas que estos designen. La sustitución, con carácter definitivo o temporal, de cualquiera de los miembros de la Comisión de Seguimiento, será anunciada en la convocatoria de la reunión correspondiente, y quedará debidamente reflejada en el acta de la misma.
La presidencia de la Comisión corresponderá a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y corresponderá al Consejo General del Notariado designar un secretario que actuará con voz, pero sin voto.
A las reuniones de la Comisión de Seguimiento podrán incorporarse, con voz, pero sin voto, los/las asesores/asesoras que cada una de las Partes designe, si lo estima oportuno, entre su personal. La Comisión se reunirá necesariamente en sesión constitutiva en un plazo no superior a un mes desde la entrada en vigor del convenio. Así mismo la Comisión se reunirá, tantas veces como lo solicite cualquiera de sus miembros, siempre que se considere conveniente para buena coordinación y desarrollo de las actuaciones previstas en el convenio. En todo caso, la Comisión se reunirá como mínimo una vez al año. Las reuniones de la Comisión se podrán realizar tanto en modalidad presencial como no presencial, haciendo uso de medios telemáticos tales como audio/videoconferencia o correo electrónico.
La Comisión de Seguimiento se encargará de aprobar las instrucciones técnicas de tramitación para las tareas descritas en el presente convenio y resolverá los problemas de interpretación y cumplimiento que se deriven del mismo. Asimismo, podrá proponer la tramitación de adendas, con mejoras y modificaciones de las actuaciones previstas en el mismo. Cualquier propuesta que se acuerde en este sentido deberá reflejarse por escrito, en un acuerdo de la Comisión de Seguimiento, que se someterá a la firma de todos sus miembros.
En particular, la Comisión de seguimiento desempeñará las siguientes funciones:
1. El establecimiento de los procedimientos más eficaces que posibiliten el intercambio de información previsto en este convenio, que en todo caso serán de naturaleza electrónica. En concreto, la aprobación del formato de intercambio de información, en su caso necesidad de encriptación, determinación de canales seguros de transmisión y acceso a la información y remisión de copias simples o autorizadas electrónicas de documentos públicos notariales cuando sean requeridas por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
2. La determinación del sistema para la designación de usuarios y para su administración.
3. La valoración de la ejecución de los mecanismos puestos en marcha y el análisis de nuevas vías y fórmulas de colaboración futura, ya sea ampliando los sistemas de suministro o la información, o creando las condiciones para la aportación de nuevos datos y formas de participación de los notarios que redunden en una mejora, utilidad y beneficio para el interés público en el futuro.
4. La aprobación de la posible extensión futura de la cesión de información para otras funciones de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, de conformidad con lo dispuesto en la legislación específica.
5. La resolución de las controversias que puedan surgir en la interpretación y cumplimiento del presente convenio.
Adicionalmente a las funciones previstas en el presente convenio, la Comisión de Seguimiento resolverá los problemas de interpretación y cumplimiento que se deriven del mismo. Asimismo, podrá proponer la tramitación de adendas al presente convenio, con mejoras y modificaciones de las actuaciones previstas en el mismo; dichas adendas deberán tramitarse conforme a lo previsto en la Cláusula Decimosexta. Cualquier propuesta que se acuerde en este sentido deberá reflejarse por escrito en un acuerdo de Comisión de Seguimiento que se someterá a la firma de todos sus miembros.
La Comisión establecerá sus normas internas de funcionamiento dentro del marco dispuesto en el artículo 15 y siguientes de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y estará sujeta a los dispuesto en el artículo 54 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, en lo que se refiere a la designación de sus miembros.
En todo lo no previsto en esta Cláusula, la Comisión de Seguimiento se sujetará al régimen jurídico que para los órganos colegiados se establece en la Sección Tercera, del Capítulo Segundo, del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Undécima. Protección de datos y seguridad de la información.
El tratamiento de los datos personales y las posibles cesiones o comunicaciones de datos necesarios para la ejecución y cumplimiento del convenio se llevarán a cabo conforme al Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) según queda establecido en el artículo 156.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en consonancia con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la Protección de las Personas Físicas (RGPD).
Las Partes del convenio se comprometen al cumplimiento de los requerimientos sobre protección de datos establecidos por la normativa aludida anteriormente, en particular en lo referente a la finalidad y a la base de legitimación del tratamiento, el periodo de conservación de los datos, a las cesiones o comunicaciones de estos, a los derechos de los interesados, así como a la adopción de las medidas de seguridad necesarias.
A fin de concretar y consolidar las responsabilidades correspondientes al Consejo General del Notariado en relación con la gestión y protección de datos personales, se firmará un Acuerdo de Encargo de Tratamiento de datos entre los firmantes del presente convenio, anexo al mismo. En cuanto a la Seguridad de la información tratada, se establece lo siguiente:
1. Tanto la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial como el Consejo General del Notariado se comprometen a adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias que garanticen la seguridad y la confidencialidad de los datos solicitados y transmitidos, al objeto de evitar cualquier tipo de alteración, pérdida o tratamiento para finalidades distintas de las competencias propias de cada una de las instituciones firmantes.
2. Los sistemas desarrollados por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y el Consejo General del Notariado deberán generar trazas de auditoría con el nivel de detalle necesario para identificar a quienes han tomado parte en el servicio, las acciones realizadas por cada uno de ellos y el momento de su realización, garantizando al propio tiempo la integridad de los metadatos.
3. Cuantas autoridades, en su caso, funcionarios y personal tengan conocimiento de los datos o información suministrados en virtud de este convenio estarán obligados a guardar la más estricta confidencialidad respecto de ellos. La violación de esta obligación implicará incurrir en las responsabilidades penales, administrativas y civiles que resulten procedentes.
El expediente para conocer de las posibles responsabilidades de cualquier índole que se pudieran derivar de la indebida utilización de la información suministrada en ejecución de este convenio, deberá ser iniciado y concluido, por el órgano al que pertenezca la autoridad, funcionario u otro tipo de personal responsable de dicha utilización indebida.
Duodécima. Naturaleza del presente convenio.
El presente convenio tiene naturaleza administrativa, quedando sometido al régimen jurídico de convenios, previsto en el Capítulo VI del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Decimotercera. Vigencia del presente convenio.
El presente convenio tendrá una duración de tres años, se perfeccionará por la prestación del consentimiento de las Partes y resultará eficaz una vez inscrito en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, debiendo publicarse además en el «Boletín Oficial del Estado».
En cualquier momento antes de la finalización del plazo, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo adicional de dos años.
Decimocuarta. Extinción del convenio y resolución.
El presente convenio podrá extinguirse por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en alguna causa de resolución.
Serán causas de resolución las contempladas en el artículo 51.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre:
– El acuerdo unánime de las Partes.
– El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga o el término del plazo de vigencia de la prórroga en su caso.
– El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes y establecidos en el presente convenio.
– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en otras leyes.
En cualquier caso, la Comisión de Seguimiento continuará en funciones y deberá hacer constar en el acta correspondiente el cumplimiento o, en su caso, el incumplimiento de las obligaciones recíprocas de cada Parte, resolver las cuestiones que pudieran plantearse en relación con las actuaciones en curso o derivadas del convenio y, asimismo, para el caso de producirse la extinción, hasta que se resuelvan las cuestiones pendientes.
De acuerdo con el artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, el cumplimiento y la resolución del convenio dará lugar a la liquidación de este con el objeto de determinar las obligaciones y compromisos de cada una de las Partes.
Decimoquinta. Consecuencias en caso de incumplimiento.
En caso de incumplimiento de las obligaciones previstas en el convenio, cualquiera de las Partes podrá notificar de manera fehaciente a la otra un requerimiento para que cumpla, en el plazo de treinta días naturales, con las obligaciones que se consideren incumplidas. Este requerimiento será comunicado a la Comisión de Seguimiento prevista en la Cláusula Décima.
Si transcurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo alegó, notificará a la otra parte la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.
Si cuando concurra alguna de las causas de resolución hay actuaciones en curso, se deberá actuar en los términos previstos en el artículo 52.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Decimosexta. Modificación del convenio.
El presente convenio podrá modificarse por mutuo acuerdo, cuando resulte necesario para la mejor realización de su objeto, siguiendo los mismos trámites establecidos para su suscripción.
Decimoséptima. Régimen de resolución de conflictos.
La resolución de las controversias que pudieran plantearse sobre la interpretación, modificación, resolución y efectos que pudieran derivarse del presente convenio, se resolverán entre las Partes, en el seno de la Comisión de Seguimiento. En su defecto, serán competentes para conocer de las cuestiones litigiosas que pudieran derivarse del convenio los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.
Las Partes se consultarán inmediatamente para la solución de las dificultades que pudieran surgir en la aplicación del presente convenio.
Decimoctava. Publicación.
El presente convenio será publicado en el «Boletín Oficial del Estado», en cumplimiento del artículo 48.8 de la 40/2015, de 1 de octubre. También será puesto a disposición de los ciudadanos en el Portal de Transparencia, en la forma exigida por el artículo 8.1.b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.
Y para que así conste a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las Partes firman el presente documento, en la fecha indicada en la última firma electrónica, es decir, 9 de junio de 2023.–La Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Carme Artigas Brugal.–El Presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.
ANEXO
Acuerdo de encargo de tratamiento de datos de carácter personal relativo al convenio suscrito entre la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y el Consejo General del Notariado para regular las condiciones de la colaboración de ambas entidades en el Programa Agentes del Cambio
«Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia –financiado por la Unión Europea– Nextgeneration EU»
REUNIDOS
De una parte, doña Carme Artigas Brugal, en calidad de Secretaria de Estado de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, en virtud del nombramiento efectuado por Real Decreto 53/2020, de 14 de enero, y de las competencias previstas en el artículo 62 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y, más concretamente, en el artículo 8 del Real Decreto 403/2020, de 25 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, en representación del mismo,, que tendrá la consideración de «Responsable del Tratamiento».
Y de otra, el señor don José Ángel Martínez Sanchiz, en su condición de Presidente del Consejo General del Notariado, elegido en la sesión Plenaria de 28 de noviembre de 2020, con capacidad para suscribir convenios según el artículo 345 del Reglamento Notarial aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944, que tendrá la consideración de «Encargado del Tratamiento»,
EXPONEN
Primero.
El Consejo General del Notariado (en adelante, «el Consejo General del Notariado»), tal y como se define en el artículo 4.8 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, está obligado en su calidad de Encargado de tratamiento de datos personales por cuenta de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Responsable del tratamiento de datos, al cumplimiento de lo dispuesto en el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la Protección de las Personas Físicas (RGPD),así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la prestación de los servicios de gestión y operación de la Plataforma de Gestión del Programa Agentes del cambio, o que puedan estarlo durante su vigencia.
Segundo.
Que, con fecha 9 de junio de 2023, el Consejo General del Notariado y la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial han firmado el presente convenio cuyo objeto es establecer las condiciones y obligaciones del Consejo General del Notariado en el marco de las funciones que este tiene encomendadas como entidad colaboradora en la gestión de las ayudas del Programa Agentes del Cambio (en adelante, el «Programa»).
La cláusula undécima del convenio dispone que, para la ejecución de las actuaciones y compromisos establecidos en el convenio, el Consejo General del Notariado y la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial suscribirán los documentos necesarios al objeto de regular el tratamiento de los datos que deba realizare en el marco del citado Programa.
Tercero.
Que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la Protección de las Personas Físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos), la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, como responsable del tratamiento (el «Responsable») y el Consejo General del Notariado, como encargado del tratamiento (el «Encargado»), han convenido suscribir el presente acuerdo de encargo de tratamiento de datos de carácter personal (el «Acuerdo»), que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
1. Objeto del encargo de tratamiento
1.1 El presente Acuerdo tiene como fin la regulación del tratamiento de datos realizado al amparo del Expositivo Segundo por parte del Consejo General del Notariado para la gestión de las actuaciones señaladas y la gestión de los proveedores necesarios para la realización de las actividades.
1.2 El tratamiento podría consistir en, sin ánimo de ser exhaustivos, la recogida, estructuración, conservación, consulta, cotejo, comunicación, supresión y cuantos tratamientos sean necesarios para la prestación del servicio indicado en el convenio.
1.3 Cualquier tipo de tratamiento que no esté expresamente relacionado con las actuaciones contempladas en el convenio de colaboración o en el punto 1.1 del presente Acuerdo, no forma para del alcance del presente acuerdo, salvo pacto previo expreso y escrito de las Partes.
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto del presente encargo, la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, pondrá a disposición del Encargado la información necesaria para la realización de las actividades referenciadas en el apartado 1.1 del presente Acuerdo, siendo información relativa a la representación de los solicitantes de las subvenciones a los que se refiere la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre, por la que se aprueban las bases reguladoras y se efectúa la convocatoria correspondiente a 2022 para la concesión de ayudas a pequeñas y medianas empresas para la contratación de profesionales de la Transformación Digital en el marco de la Agenda España Digital 2026, el Plan de Digitalización de pymes 2021-2025 y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España, financiado por la Unión Europea, Nextgeneration EU (Programa Agentes del Cambio).
3. Duración
La duración del Acuerdo será de tres años, de acuerdo con lo dispuesto en la Cláusula Decimotercera del convenio.
Una vez cumplida la prestación contractual, en caso de que hubiera acceso a datos del Responsable, estos datos de carácter personal deberán ser devueltos al Responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento, en los términos desarrollados en este Acuerdo.
No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
4.1 Obligación de utilizar los datos solo para la finalidad objeto del encargo y bajo las instrucciones del Responsable.
El Consejo General del Notariado está obligado a utilizar los datos personales objeto del tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá aplicarlos o utilizarlos para fines propios ni con un fin distinto al que figuran en el presente Acuerdo.
El Encargado tratará los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable. Si el Encargado considera que alguna de las instrucciones infringe la normativa indicada en el presente anexo, o cualquier otra disposición en materia de protección de datos que fuera aplicable, el Encargado informará inmediatamente al Responsable.
4.2 Registro de las actividades de tratamiento por cuenta del Responsable.
El Encargado llevará por escrito un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable, que contenga, como mínimo, el contenido del artículo 30 del Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
4.3 Cesión y transferencia de datos.
El Encargado podrá comunicar los datos a terceras personas, ya que cuenta con la autorización de la Entidad Solicitante, en virtud del Expositivo Segundo, siendo la finalidad del Consejo General del Notariado la ejecución del convenio firmado entre las Partes. Dentro de dichas actuaciones se realizará la gestión de la licitación y elegir a los Prestadores de Servicios que mejor se adapten a las necesidades de la Entidad Solicitante.
Por tanto, el Consejo General del Notariado, como Encargado, podrá comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo Responsable, de acuerdo con sus instrucciones.
Si el Encargado debe transferir datos personales a un tercer país, en virtud del derecho aplicable, informará al Responsable de esta exigencia legal de manera previa, salvo que tal normativa lo prohíba por razones de interés público.
4.4 Sub-encargos de Tratamiento.
Para la realización de las actividades objeto del presente acuerdo, de conformidad con lo establecido en la Cláusula Primera, el Consejo General del Notariado podrá contratar con la empresa o empresas que estime conveniente, en la medida necesaria para la prestación de los servicios objeto del convenio, para llevar a cabo labores de subencargados.
En todo caso, el Encargado elegirá únicamente Entidades licitantes que ofrezcan garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del Esquema Nacional de Seguridad y el Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y garantice la protección de los derechos del interesado.
El subencargado, está obligado igualmente a cumplir con las obligaciones establecidas en este Acuerdo para el Encargado y las instrucciones que dicte el Responsable. Corresponde al Encargado regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado (subencargado) quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas.
En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, este último será plenamente responsable ante la Entidad Solicitante en lo referente al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la licitación o concurso.
4.5 Deber de secreto, confidencialidad y seguridad.
El Encargado tiene la obligación de mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
El Encargado garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
El Encargado deberá mantener a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el párrafo anterior.
4.6 Formación.
El Encargado garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales por cuenta del Responsable disponen de la formación necesaria en materia de protección de datos personales, asimismo las informará sobre el contenido del encargo y sobre cualquier otra información relevante para el cumplimiento del encargo.
4.7 Deber de información.
Corresponde al Responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.
4.8 Derechos del interesado.
Cuando las personas afectadas ejerzan estos derechos ante el Encargado, éste debe comunicarlo por correo electrónico al Delegado de Protección de Datos de la Entidad Solicitante. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente a la recepción de la solicitud, junto con otras informaciones que puedan ser relevantes, en su caso, para resolver dicha solicitud.
4.9 Violaciones de seguridad.
El Encargado notificará al Responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas, y a través de correo electrónico al Delegado de Protección de Datos de la Entidad Solicitante, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, junto con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Si se dispone de información suficiente, el Encargado facilitará, como mínimo, los extremos incluidos en el artículo 33, apartado 3, del Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
4.10 Asistencia al Responsable.
El Encargado debe dar apoyo al Responsable del tratamiento en:
– La realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
– La realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
El Encargado pondrá a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones conforme a la normativa de protección de datos.
4.11 Medidas de seguridad.
El Encargado adoptará las medidas necesarias de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos que se evite la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado a los citados datos personales.
En particular, el Encargado pondrá en marcha las medidas de seguridad que se corresponden con las previstas en el anexo II (Medidas de seguridad) del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y los controles de seguridad del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información basado en la Norma UNE-EN ISO/IEC 27001.
Durante el periodo de vigencia del convenio, el Responsable deberá adaptar estas medidas de seguridad a los resultados de un Análisis de Riesgos o. en su caso, de una Evaluación de Impacto en Protección de Datos, de conformidad con el artículo 32 del Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016. En tanto no se realice la evaluación de riesgos, se aplicarán de forma supletoria las medidas que se estuviesen aplicando de conformidad con este Acuerdo.
4.12 Delegado de Protección de Datos.
El Encargado pondrá a disposición del Responsable los datos de contacto de su Delegado de Protección de Datos.
4.13 Finalización del encargo.
En el caso de que se produzca alguna comunicación de información, el Encargado devolverá al Responsable los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el Encargado. No obstante, el Encargado podrá conservar una copia de los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
5. Obligaciones específicas por parte del responsable
Corresponde al Responsable para dar cumplimiento al presente Acuerdo:
i. Poner a disposición del Encargado los datos a los que se refiere la Cláusula Segunda del presente Acuerdo.
ii. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el Encargado, si fuera necesario.
iii. Realizar las consultas previas que en su caso corresponda.
iv. Velar y dar soporte, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y su normativa de desarrollo por parte del Encargado.
v. Obtener con carácter previo a la entrega de los datos al Encargado, legitimación suficiente para el tratamiento de los datos de carácter personal de los afectados.
6. Responsabilidad
Sin perjuicio de lo establecido en el presente Acuerdo, el Encargado responderá única y exclusivamente de los daños directos que sufra el Responsable y que hayan sido causados directamente por las acciones, omisiones o desviaciones de las instrucciones del encargo en relación con las obligaciones estipuladas en el este Acuerdo y en la normativa que le sea de aplicación.
El Encargado no será responsable por los daños directos e indirectos causados por acciones u omisiones del Responsable relativos a las obligaciones establecidas en este Acuerdo o en la Ley. Sin perjuicio de lo anterior, el Responsable se compromete a indemnizar todos los gastos, costas procesales, indemnizaciones por daños y perjuicios, multas, sanciones y cualesquiera otros gastos incurridos por el Encargado en su defensa en estos procedimientos y que surjan de acciones u omisiones por parte del Responsable o del correcto y debido cumplimiento de las instrucciones del encargo.
El Encargado no será responsable de los problemas, daños y/o perjuicios causados que tuvieran su origen en causas ajenas a su control o que no hubieran podido ser previstas por las Partes o que, aun siendo previsibles, el Encargado haya realizado todos los esfuerzos razonables e implementado las medidas pertinentes para evitarlas o que sean consideradas como fuerza mayor o caso fortuito.
7. Cesión de datos del consejo general del notariado a la sedia
Atendida la condición de entidad colaboradora del Consejo General del Notariado, de conformidad con el artículo 14.2 de la Orden ETD/1345/2022, de 28 de diciembre y en los términos previstos en la Cláusula Tercera del convenio suscrito entre ambas entidades, aquel proporcionará a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial información relativa a titularidad real y, en su caso, personas de responsabilidad política que permitan a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial realizar acciones de control de los beneficiarios.
8. Aplicación de las estipulaciones del convenio
En todo lo no estipulado expresamente en el presente Acuerdo se estará a lo establecido en el convenio, el cual las Partes expresamente ratifican y del que el presente Acuerdo forma parte integrante e inseparable.
Y en prueba de cuanto antecede, las Partes suscriben el presente Acuerdo, en Madrid en la fecha señalada en la última firma electrónica realizada, es decir, el 9 de junio de 2023.–La Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Carme Artigas Brugal.–El Presidente del Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.