Cambio del representante persona física de una sociedad administradora: quién decide y quién comparece en la escritura
Una sociedad de capital puede ser administradora de otra sociedad. Sin embargo, como una persona jurídica no puede actuar materialmente por sí sola, debe designar a una persona física que ejerza de manera permanente las funciones inherentes al cargo.
La cuestión práctica surge cuando se pretende sustituir a esa persona física: ¿debe reunirse la junta general de la sociedad administrada?, ¿quién adopta la decisión?, ¿es necesaria escritura pública?, ¿quién debe comparecer ante notario?
La respuesta parte de una idea fundamental: la sustitución del representante persona física no supone el cese ni el nombramiento de un nuevo administrador. La administradora continúa siendo la misma persona jurídica; únicamente cambia la persona natural mediante la que ejercerá permanentemente el cargo.
1. La regulación de la Ley de Sociedades de Capital
El artículo 212.1 de la Ley de Sociedades de Capital admite expresamente que los administradores de una sociedad puedan ser personas físicas o jurídicas.
Cuando el administrador nombrado es una persona jurídica, entra en juego el artículo 212 bis LSC. Su apartado primero dispone:
«En caso de ser nombrado administrador una persona jurídica, será necesario que ésta designe a una sola persona natural para el ejercicio permanente de las funciones propias del cargo».
El representante debe ser, por tanto, una única persona física. No cabe designar simultáneamente a varias personas, ni siquiera cuando la sociedad administradora tenga varios administradores solidarios o mancomunados.
El apartado segundo del mismo artículo regula expresamente la sustitución:
«La revocación de su representante por la persona jurídica administradora no producirá efecto en tanto no designe a la persona que le sustituya. Esta designación se inscribirá en el Registro Mercantil en los términos previstos en el artículo 215».
La norma exige que la revocación del representante anterior y la designación del sustituto se produzcan de manera coordinada. La sociedad administradora no puede quedar sin una persona física que ejerza permanentemente el cargo.
A esta regulación debe añadirse el artículo 236.5 LSC, según el cual:
«La persona física designada para el ejercicio permanente de las funciones propias del cargo de administrador persona jurídica deberá reunir los requisitos legales establecidos para los administradores, estará sometida a los mismos deberes y responderá solidariamente con la persona jurídica administrador».
No estamos, por tanto, ante un simple apoderado ordinario. La persona física designada queda sometida a los requisitos, deberes y responsabilidades propios de los administradores y responde solidariamente con la sociedad administradora.
2. ¿Quién tiene competencia para cambiar al representante?
La competencia corresponde a la persona jurídica administradora, no a la sociedad administrada.
Si «Administradora, SL» es administradora única de «Administrada, SL», será «Administradora, SL» la que deberá revocar a la persona física anterior y designar a la nueva.
No es necesario que la junta general de «Administrada, SL» acuerde el cambio, porque dicha junta no está cesando ni nombrando administrador alguno: la administradora única continúa siendo la misma sociedad.
Esta doctrina procede inicialmente de la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 11 de marzo de 1991 y fue desarrollada, entre otras, por las siguientes resoluciones:
- Resolución de 3 de junio de 1999.
- Resolución de 22 de septiembre de 2010.
- Resolución de 18 de mayo de 2012.
- Resolución de 10 de julio de 2013.
- Resolución de 18 de mayo de 2016.
- Resolución de 20 de septiembre de 2019.
- Resolución de 11 de diciembre de 2019.
La Resolución de 10 de julio de 2013 sintetiza la doctrina de la Dirección General en tres reglas:
- Es la persona jurídica designada administradora, y no la sociedad administrada, la competente para nombrar a la persona física.
- Debe designarse a una única persona física.
- Esta persona actuará en nombre de la sociedad administradora y con carácter permanente en el ejercicio de las funciones propias del cargo.
3. ¿Qué órgano de la sociedad administradora adopta la decisión?
Como regla general, la designación corresponde al órgano de administración de la persona jurídica administradora.
La Resolución de 10 de julio de 2013 considera que la designación constituye un acto de gestión y, al mismo tiempo, un acto de representación de la sociedad administradora frente a un tercero: la sociedad administrada.
Esta conclusión se relaciona con:
- El artículo 225 LSC, relativo al deber general de diligencia y a la gestión social.
- El artículo 233 LSC, sobre la atribución del poder de representación.
- El artículo 234 LSC, sobre el ámbito de dicho poder de representación.
En consecuencia, la decisión podrá ser adoptada o formalizada, según la estructura de la sociedad administradora, por:
- su administrador único;
- cualquiera de sus administradores solidarios;
- sus administradores mancomunados, actuando conforme a su régimen;
- su consejo de administración;
- un consejero delegado con facultades suficientes;
- o un apoderado expresamente facultado para cesar y designar al representante persona física.
La Dirección General admite incluso que el administrador único de la sociedad administradora se designe a sí mismo como representante persona física, sin apreciar por ello un problema de autocontratación.
4. ¿Es imprescindible un acuerdo del consejo de administración?
No necesariamente.
La Resolución de 11 de diciembre de 2019 resolvió un supuesto en el que un apoderado de la sociedad administradora otorgó una escritura cesando al representante anterior y designando a una nueva persona física.
El registrador exigió que se acreditara un acuerdo específico del consejo de administración de la sociedad administradora. La Dirección General revocó este defecto.
La sustitución puede ser realizada por un representante orgánico o voluntario de la sociedad administradora. Cuando actúa un apoderado, basta con que:
- el poder comprenda facultades suficientes para cesar y designar al representante;
- el notario reseñe el documento auténtico del que resultan las facultades;
- y emita un juicio de suficiencia congruente con el negocio documentado.
No es necesario incorporar, además, un acuerdo específico del consejo de administración si el apoderado dispone directamente de facultades suficientes para realizar la sustitución.
La Resolución de 18 de mayo de 2016 insiste, además, en que la escritura debe expresar correctamente toda la cadena representativa.
Cuando existen varias sociedades sucesivamente administradoras unas de otras, no basta con fórmulas abreviadas que oculten quién actúa y en representación de quién. Debe identificarse con precisión:
- la persona física compareciente;
- la sociedad a la que representa;
- la condición en que esa sociedad administra a otra;
- y la relación de esta última con la sociedad cuya hoja registral resultará afectada.
5. ¿Cómo debe documentarse la designación?
La doctrina de la Dirección General distingue dos cauces:
A) Designación mediante representación orgánica o delegación
Cuando la persona física designada pertenece al órgano de administración de la sociedad administradora, la designación puede acreditarse mediante certificación del correspondiente acuerdo expedida por el órgano competente de la sociedad administradora.
B) Designación mediante representación voluntaria
Cuando la designación reviste la naturaleza de un apoderamiento o se realiza por medio de un representante voluntario, debe formalizarse en escritura pública o resultar de un poder documentado públicamente.
Esta distinción aparece en la Resolución de 3 de junio de 1999, fue reiterada por la Resolución de 22 de septiembre de 2010 y se recoge nuevamente en las resoluciones de 10 de julio de 2013 y 11 de diciembre de 2019.
En la práctica, cuando se produce la sustitución de una persona por otra, la solución más clara suele ser una escritura de cese y designación de representante persona física de una sociedad administradora.
6. ¿Quién debe comparecer en la escritura?
6.1. El representante de la sociedad administradora
Debe comparecer quien tenga facultades suficientes para representar a la sociedad administradora y realizar en su nombre la revocación y la nueva designación.
La comparecencia podría formularse del siguiente modo:
Don A comparece en nombre y representación de «Administradora, SL», que ostenta el cargo de administradora única de «Administrada, SL».
El compareciente puede actuar como:
- administrador único;
- administrador solidario;
- administradores mancomunados;
- representante persona física de otra sociedad que sea administradora de la sociedad administradora;
- consejero delegado;
- o apoderado con facultades suficientes.
Lo decisivo es que actúe en nombre de la persona jurídica administradora y que sus facultades comprendan la revocación del representante anterior y la designación del sustituto.
No comparece propiamente en nombre de la sociedad administrada. Comparece en nombre de la persona jurídica que ocupa el cargo de administradora de aquella.
6.2. El nuevo representante persona física
La nueva persona física debe aceptar expresamente la designación.
La necesidad de aceptación fue establecida claramente por la Resolución de 20 de septiembre de 2019 y reiterada por la Resolución de 11 de diciembre de 2019.
La Dirección General basa esta exigencia en los siguientes preceptos:
- Artículo 212 bis.2 LSC, que remite al régimen de inscripción del artículo 215.
- Artículo 214.3 LSC, conforme al cual el nombramiento de administrador surte efecto desde la aceptación.
- Artículo 215 LSC, que exige que el nombramiento aceptado se presente a inscripción y fija un plazo de diez días desde la aceptación.
- Artículo 236.5 LSC, que somete al representante persona física a los requisitos, deberes y responsabilidades de los administradores.
La Dirección General entiende que los efectos de la designación exceden de los propios de un simple poder: la persona física asume deberes y responsabilidad solidaria, por lo que no debe quedar vinculada al cargo sin que conste su aceptación.
La forma más sencilla es que la nueva persona comparezca en la misma escritura y declare:
Que acepta la designación como persona física representante de la sociedad administradora para el ejercicio permanente de las funciones propias del cargo.
No obstante, no es imprescindible que comparezca en la misma escritura. Su aceptación puede acreditarse en documento separado.
El artículo 142 del Reglamento del Registro Mercantil permite acreditar separadamente la aceptación mediante:
- certificación del acta correspondiente;
- testimonio notarial;
- copia autorizada de acta notarial;
- o escrito del designado con firma legitimada notarialmente.
Por tanto, para que la escritura sea completa y directamente inscribible, es aconsejable que el nuevo representante comparezca y acepte en ella, pero jurídicamente puede documentarse la aceptación por separado.
6.3. El representante cesado
La persona física revocada no tiene que comparecer ni consentir el cese.
La revocación es una decisión unilateral de la sociedad administradora. El artículo 212 bis.2 LSC únicamente condiciona su eficacia a que se designe a la persona sustituta.
No se exige:
- consentimiento del representante cesado;
- aceptación del cese;
- renuncia;
- ni notificación fehaciente previa como requisito para la inscripción.
6.4. La sociedad administrada
Tampoco debe comparecer otra persona en nombre de la sociedad administrada.
La sociedad administrada no adopta el acuerdo ni sustituye a su administrador. Su administradora continúa siendo la misma persona jurídica.
Por ello, no es necesario:
- acuerdo de la junta general de la sociedad administrada;
- acuerdo de otro órgano de la sociedad administrada;
- ni una comparecencia diferenciada en nombre de esta.
7. Inscripción en el Registro Mercantil
La designación de la persona física se inscribe en la hoja registral de la sociedad administrada, no en la hoja de la sociedad administradora.
El artículo 143 del Reglamento del Registro Mercantil dispone:
«En caso de administrador persona jurídica, no procederá la inscripción del nombramiento en tanto no conste la identidad de la persona física que aquélla haya designado como representante suyo para el ejercicio de las funciones propias del cargo».
Además, en caso de reelección de la persona jurídica administradora, el representante anteriormente designado continúa en el ejercicio del cargo mientras no sea expresamente sustituido.
La Resolución de 11 de diciembre de 2019 subraya que esta inscripción en la hoja de la sociedad administrada constituye una diferencia relevante respecto de los poderes ordinarios, que normalmente se inscriben en la hoja de la sociedad poderdante.
8. Prohibiciones e incompatibilidades
La persona física designada debe reunir los requisitos exigidos a los administradores y no puede estar incursa en las prohibiciones del artículo 213 LSC.
Sin embargo, la Resolución de 20 de septiembre de 2019 distingue entre:
- la aceptación de la designación, que sí debe proceder del nuevo representante;
- y la manifestación sobre ausencia de prohibiciones o incompatibilidades, que no tiene necesariamente que formular personalmente el designado.
A falta de una norma que imponga que esa declaración sea realizada personalmente por la nueva persona física, la Dirección General considera suficiente la manifestación efectuada por quien realiza la designación en nombre de la sociedad administradora.
Por razones prácticas, si el nuevo representante comparece para aceptar, resulta conveniente que sea él mismo quien manifieste que no se encuentra incurso en prohibición o incompatibilidad legal.
9. Contenido aconsejable de la escritura
Una escritura completa de sustitución debería contener:
- La identificación de la sociedad administrada.
- La identificación de la persona jurídica inscrita como administradora.
- La reseña del cargo o poder del compareciente.
- El juicio notarial de suficiencia de sus facultades.
- La revocación de la persona física anteriormente designada.
- La designación simultánea de una única persona física sustituta.
- Las circunstancias identificativas completas de la nueva persona.
- La aceptación expresa del nuevo representante, en la propia escritura o en título separado.
- La manifestación relativa a prohibiciones e incompatibilidades.
- La solicitud de inscripción en la hoja registral de la sociedad administrada.
Conclusión
Cuando una sociedad es administradora única de una sociedad limitada y se sustituye a la persona física que la representa:
- no cambia el administrador, pues sigue siendo la misma persona jurídica;
- la decisión corresponde a la sociedad administradora, no a la sociedad administrada;
- no es necesario acuerdo de la junta general de la sociedad administrada;
- la sustitución puede ser formalizada por un representante orgánico o por un apoderado con facultades suficientes;
- debe designarse simultáneamente a una única persona física sustituta;
- el nuevo representante debe aceptar expresamente la designación;
- el representante cesado no debe comparecer ni consentir el cese;
- y la sustitución se inscribe en la hoja de la sociedad administrada.
En la escritura comparecerá necesariamente quien represente con facultades suficientes a la persona jurídica administradora. Lo más conveniente es que también comparezca el nuevo representante para aceptar, aunque la aceptación puede acreditarse separadamente en alguna de las formas admitidas por el Reglamento del Registro Mercantil.
